メールの文章が長すぎると読みにくいので注意する

テンポ良く読める文章にしよう

一生懸命考えて作成した文章は、なるべく読んでもらいたいものですが、メールの文章は流し読みをされていることも珍しくありません。仕事上でのメールや待ち望んでいた様な特別な場合なら、隅から隅までメールを読んでもらえる確立も上がります。けれど、その他大勢に紛れてしまうこともあるメール配信では、注意深く読んでもらえることはむしろ少ないと言えます。何か他のことをしながらメールをチェックする人も多いですし、1通1通にそれ程時間をかけていられないという人も少なくありません。少しでも興味を持ってメールを読んでもらうには、テンポ良く読み進められる文章にすることが大切です。1つ1つの文章が長く、だらだらとしていると、読みにくいだけでなく、読者の興味を失う結果となってしまうので注意が必要です。

見やすさと読みやすさを考えよう

口頭で話す場合には長くない文章でも、文字として書いた場合には長さが強調されてしまうこともあります。やはり視覚で捉える場合、1つの文章にそれなりの長さがあると文字の羅列となってしまうので、長い、多いという印象を与えてしまいがちです。特に、書籍や雑誌とは違い、メールとなると見やすさも関係してくるので注意が必要です。読み手の使用しているメールソフトによっても見え方は変わりますが、メールの1文が長い場合、スクロールをしないと文書が読めないということになりかねません。スクロールをしながら喜んでメールを読んでくれる人は少ないでしょうから、メールを長文にすることは避けた方が無難と言えます。また、読みやすさの点からも、文章を長くし過ぎないことはもちろん、適度に改行を入れるなど、読み手に読むための手間をかけさせない工夫をすることも大切です。

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